Как сдавать дела в архив по описи

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. Дела временного до 10 лет хранения в архив организации, как правило, не передаются. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:.

Приказ Министерства культуры России от

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Как сдавать дела в архив по описи

Сдача документов в архив, подготовка кадровых документов Подготовка документов для сдачи в архив Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи. Проведение экспертизы ценности документов Данная процедура призвана выявить и разграничить документы по трем основным категориям: Подлежащие для передачи в архив — дела постоянного и временного срока хранения свыше 10 лет, а также по личному составу.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Главная Сакратар.

Согласно пункту Инструкции дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Архивное хранение документов и дел……………………… Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют используются , затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются. Как сдать документы в архив на хранение Как сдать документы в архив на хранение По истечении сроков хранения документы необходимо передать в архив, государственный или муниципальный, на хранение.

Поэтому вопрос о том, как сдать документы в архив на хранение, рано или поздно становится актуальным для любой компании. Сроки хранения документов составляют: 75 лет, если речь идет о документах по личному составу, созданные до года с года данные документы хранятся 50 лет , а так же о записях нотариальных действий; 20 лет для проектной документации, касающейся вопросов капитального строительства, для конструкторской и технологической документации, для патентов на изобретения, промышленные образцы; 15 лет, если в архив сдается научная документация; 5 лет для фото- и кинодокументов.

Есть также документы постоянного хранения, которые при работе организации хранятся в личном архиве, а при ликвидации компании передаются в муниципальный государственный архив. Негосударственная организация Если сдать документы в архив на хранение планирует негосударственная организация, при этом часть документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, нужно заключить договор с системой Федеральной архивной службы Рф.

При отсутствии своевременного договора с архивом государственный архив принимает на хранение исключительно документы по личному составу работников компании. Что касается остальных документов, место для их хранения определяет конкурсный управляющий или председатель ликвидационной комиссии.

Определившись с тем, когда и как нужно сдать документы в архив на хранение, можно приступать к следующему этапу — к подготовке документов. В архив документы сдаются через год после того, как они завершены в делопроизводстве или после ликвидации компании. Правильное оформление: проверяется правильность группировки в дела документов; документы подшиваются, листы нумеруются; составляются заверительные надписи и внутренние описи; вносятся уточнения в реквизиты на обложки дел при необходимости ; составляются описи.

Как сдать документы в архив на хранение быстро и легко? Все это несложные, но трудоемкие процессы, которые требуют от работников много сил, времени и максимальной внимательности. При этом любая ошибка при подготовке документов чревата отказом архива в принятии дел.

Обращайтесь к профессионалам, мы знаем все о том, как правильно сдать документы в архив на хранение. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет рублей за 1 ед.

Плата за прием документов Советского периода не взымается. Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел. Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.

Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Подготовка документов к передаче в архив В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве.

Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение. Дела временного хранения до 10 лет включительно подлежат упрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие и сдаются в архив в соответствии с НД.

Дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу подлежат полному оформлению: переплет или подшивка дела, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. До подшивки дела их него удаляют металлические крепления, в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.

Затем дело подшивают в твердую папку в 4 прокола или в переплет. Если в деле постоянного хранения есть документы временного хранения, то папку не переформировывают. Если в деле временного хранения есть документы постоянного хранения, то папку переформировывают.

Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Помещено в тему: Архивное дело Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации.

В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, нет места для хранения в отделе. Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения. За какие годы дела подлежат передаче в архив Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве.

Можно оформить передачу дел в архив и через год. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива. График приема-передачи дел В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: не подшиваются; листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях; внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится.

В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения проставляются номера приказов, протоколов и др.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела см. Передаем дела в архив по всем правилам Опубликовано Комментарии Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему.

Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах.

Надо только как следует изучить их и начать использовать. В этой статье мы постарались наиболее подробно рассказать, как правильно и корректно передавать дела в архив, каковы сроки передачи и порядок оформления этой процедуры. Можно скачать пример описи дел для передачи в архив и образец ее заполнения. Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах.

Понятно, что как только организация создает свой архив, сразу же появляется много желающих сдать туда старые документы, освободив место на полках и в шкафах. При этом никто не знает, как это нужно делать. Личные дела личные карточки вносятся в опись по году увольнения работника и систематизируются в алфавитном порядке фамилий.

Описи дел по личному составу предприятий, в деятельности которых не создаются документы НАФ, составляются в 2-х экземплярах, которые подписываются составителем, одобряются ЭК предприятия, согласовываются с ЭПК государственного архивного учреждения и утверждаются руководителем предприятия.

Рассмотрим процедуру сдачи документов организации в архив при ее реорганизации или ликвидации Как сдать документы организации в архив при реорганизации или ликвидации предприятия? Каков порядок сдачи дел в архив? Порядок сдачи документов организации в архив, а также дальнейшее их использование после реорганизации предприятия либо его ликвидации предусматривается в приказе, другом распорядительном акте или решении о реорганизации или ликвидации.

Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов. Порядок передачи документов в архив Определение места хранения документов Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения: хранение документов в офисе; сдача документации на внеофисное хранение; создание электронного архива. Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации?

Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять? Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1.

Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2. Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования. Оставить комментарий.

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

Сдача документов в архив, подготовка кадровых документов Подготовка документов для сдачи в архив Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи. Проведение экспертизы ценности документов Данная процедура призвана выявить и разграничить документы по трем основным категориям: Подлежащие для передачи в архив — дела постоянного и временного срока хранения свыше 10 лет, а также по личному составу. Дорогие читатели!

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы. Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов. Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе. Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями ЭПК архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации.

Порядок передачи дел в архив

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве.

Сдача документов в архив организации

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, нет места для хранения в отделе. Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

Купить систему Заказать демоверсию. Составление и оформление описей дел.

Передача документов на архивное хранение — это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив. Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Образец архивной описи

.

Архив документов

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. junkcelasco

    Проблема в том, что этому быдляку, которые работают в ЧОПах, не возможно объяснить практически ничего. Это обычные псы, которые действуют так же агрессивно, как и на привязи около будки. Про это уже много видео делали на ютубе, что мол ЧОПы в корень обнаглели, отбирают камеры, устраивают драки, перепалки и т.п. И никакие законы они в принципе не хотят выслушивать, так как им важно одно выслужиться перед начальством, а то блин бухать не надо будет!

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных